Méthodologie du management de projets

Concepts de la méthodologie

Activité

Une tâche élémentaire correspond à une unité de travail confiée à un individu ou un ensemble d'individus interchangeables faisant partie de l'organisation - employé, prestataire ou partenaire - et correspondant à un métier clairement identifié. Voici quelques exemples :

Saisir une facture.
Autoriser un crédit pour un client.
Enregistrer la demande d'information d'un client.
Faire passer un entretien d'embauche.

Le découpage en tâche élémentaire est une nécessité pour les deux raisons suivantes qui sont essentielles :

La capacité de production humaine limitée.
Le travail à fournir pour la mission est tellement important qu'un seul individu ne puisse être suffisant.
La capacité de spécialisation humaine limitée.
Le travail à fournir nécessite des compétences et une expérience suffisamment spécifique qu'un seul individu ne peut les posséder toutes pour l'ensemble des activités élémentaires.

Une activité métier est un ensemble de tâches élémentaires connexes, voire s'enchaînant, et correspondant à une même unité d'organisation - un service, un département, une division, l'entreprise. Généralement, le périmètre de l'activité est tel que ses tâches élémentaires correspondent au même métier.

Voici quelques exemples :

Comptabiliser les ventes et les encaissements.
Il y a la saisie de la facture, son impression, son envoie, de la réception du règlement, sa saisie et son impression. Ces tâches élémentaires font partie du métier de comptable.
Offrir un service complémentaire à l'offre de produit.
Il y a le financement, la reprise de l'ancien matériel, la formation. Ces tâches élémentaires font partie du métier de commercial.
Informer tout individu demandant des renseignements sur une offre.
Il y a l'enregistrement de la demande d'information, la recherche de la réponse, la communication de la réponse au prospect. Ces tâches élémentaires font partie du métier de chargé de clientèle.
Sélectionner un nouveau collaborateur.
Il y a la définition des compétences requises, l'entretien de présentation du poste, l'entretien de qualification du candidat, la sélection du nouveau collaborateur. Ces tâches élémentaires font partie du métier de manager.

Méthode

Une méthode définit comment réaliser une activité élémentaire de la sorte à être régulier dans son exécution. Elle est rédigée de la sorte que chaque collaborateur à qui cette tâche est confiée soit en mesure de l'exécuter avec une connaissance correspondant à l'état de l'art.

Généralement, l'objectif de la méthode est de transformer de l'information. Aussi, une méthode utilise des documents en entrée et produit des documents en sortie. Le descriptif de la méthode explique alors comment remplir les documents de sortie.

Une méthode est intemporelle i.e. elle s'applique toujours.

Modèle

Un modèle est un document vide de contenu contenant la structure standardisée correspondant à son objet.

Tous les documents produits par une méthode ont un modèle dans le cadre du Plan qualité.

Un modèle est intemporel i.e. il s'applique toujours.

Plan

Un plan est une description organisationnelle partagée au niveau d'une équipe, voire au niveau de la société, ayant une propriété d'application limité et un horizon temporel limité, s'inscrivant dans une démarche projet.

Pour être exécuté, un plan nécessite la combinaison de nombreuses activités métiers et donc de méthodes et de modèles.

Processus

Un processus métier est un ensemble de tâches élémentaires connexes qui s'enchaînent. Il est généralement transverse à plusieurs unités d'organisation - un service, un département, une division, l'entreprise - ce qui a pour conséquence qu'elles ne correspondent pas au même métier.

Voici des exemples de processus :

Facturer une vente.
La réception du bon de commande par le commercial.
L'émission de la facture par le comptable.
L'encaissement du règlement par le trésorier.
Provoquer une vente.
Le renseignement du client par le chargé de clientèle.
La proposition commerciale rédigée et défendue par le commercial.
La réception du bon de commande par le commercial.
La livraison de la commande par le logisticien.
Accrocher un nouveau prospect.
Le renseignement du prospect par le chargé de clientèle.
L'enquête du commercial pour connaître les intentions du prospect.
La relance du prospect par le commercial.
Embaucher un nouveau collaborateur.
La sélection du nouveau collaborateur par son responsable hiérarchique.
La rédaction du contrat de travail par le service juridique.
L'intégration du nouveau collaborateur par le service des ressources humaines.

Projet

Un projet est une démarche d'innovation pour une population de collaborateurs, ceux qui vont bénéficier du projet. Ils n'ont encore jamais expérimenté l'objet du projet. Cette population s'appelle la Maîtrise d'Ouvrage (MOA) et elle est la commanditaire du projet.

Le projet est réalisé par une autre population de collaborateurs dont le métier est de créer des systèmes répondant aux exigences d'un projet. Ils ont déjà expérimenté l'essentiel des techniques à mettre en oeuvre. Cette population s'appelle la Maîtrise d'Oeuvre (MOE) et elle est la commandité du projet.

La relation unissant la Maîtrise d'Ouvrage (MOA) et la Maîtrise d'Oeuvre (MOE) est de type client-fournisseur.

Meilleure pratique

Une meilleure pratique est un exemple de l'application d'une méthode par une simulation sur une situation qui pourrait être un cas concret. Elle offre l'avantage de présenter réellement une copie remplie des modèles de document de la méthode.

Application de la méthodologie

Complétude

La complétude de la méthodologie est la suivante :

Décrire toutes les activités métiers.
Les activités métiers sont décrites de par leur contenu - les méthodes - et de par leur enchaînement - les processus - au fur et mesure qu'elles sont mises en oeuvre dans la société.
Décrire tous les plans.
Les plans sont étudiés, écrits et arrêtés au fur et à mesure du développement de la société.
Documenter toutes les méthodes.
Chaque document en entrée ou en sortie comporte son modèle et sa meilleure pratique.
Documenter tous les processus.
Chaque processus comporte son organigramme et la description de ces étapes.
Appliquer la méthode de management de projet.
Pour chaque projet quelle que soit sa nature - interne, externe, e-Business.